Tous les visiteurs de notre entreprise sont enregistrés dans notre système de gestion des visiteurs avant leur visite. À cet effet, nous collectons les informations suivantes :

Informations obligatoires :

Entreprise, prénom, nom, adresse e-mail, numéro d’immatriculation du véhicule.

Nous enregistrons en outre les heures d’arrivée et de départ le jour de votre visite

Finalité :
Entreprise, prénom, nom, heure d’arrivée, heure de départ :  Ces données sont nécessaires afin de documenter l’accès des visiteurs à notre site. Ce contrôle d’accès constitue notamment une mesure visant à respecter les mesures techniques et organisationnelles prescrites par l’article 32 du RGPD (règlement général sur la protection des données) pour la sécurité du traitement des données.

De plus, en cas d’urgence, nous savons quels visiteurs se trouvent actuellement sur le site de l’entreprise. Les informations demandées peuvent s’avérer vitales, par exemple pour les pompiers en cas d’incendie.

Nous avons besoin du nom de votre entreprise afin de pouvoir différencier les visiteurs ayant le même nom. 

Adresse e-mail : 
Nous l’utilisons pour vous envoyer les consignes de sécurité et les informations relatives à la protection des données nécessaires avant votre visite. Vous devez nous confirmere en avoir pris connaissance. 

Plaque d’immatriculation : 
Nous recueillons cette information afin de pouvoir vous informer en cas de stationnement interdit ou de dommages.

Ces données ne seront utilisées à aucune autre fin que celles indiquées ci-dessus.

Base juridique :

Entreprise, prénom, nom, heure d’arrivée, heure de départ :
Article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD (obligation légale de contrôle d’accès).

Voir également l’article 6, paragraphe 1, point d) du RGPD. Les intérêts vitaux de la personne concernée peuvent ainsi être mieux protégés. Voir également l’article 6, paragraphe 1, point f). L’intérêt légitime réside ici dans le fait que ces données permettent, en cas d’urgence, d’éviter tout dommage corporel ou toute atteinte à la vie des visiteurs. Par exemple, en cas d’évacuation, nous savons quels visiteurs se trouvent sur le site de l’entreprise.  Les intérêts ou les droits de la personne concernée ne sont pas affectés. 

Adresse e-mail :
Article 6 paragraphe 1 point f) du RGPD. L’intérêt légitime consiste à vous fournir les consignes de sécurité et les informations relatives à la protection des données nécessaires avant votre visite et à vous permettre de confirmer que vous en avez pris connaissance. Cela permet de réduire le temps consacré à l’enregistrement sur place. Les intérêts ou les droits de la personne concernée ne sont pas limités par cette disposition.

Plaque d’immatriculation :
Article 6 paragraphe 1 point f) du RGPD. L’intérêt légitime consiste à pouvoir vous informer immédiatement en cas de stationnement interdit ou de dommages au véhicule pendant votre visite. Cela ne constitue pas une restriction de l’intérêt digne de protection.

Informations facultatives :

Civilité, siège social, numéro de téléphone. Case à cocher « supérieur hiérarchique ». 

Finalité :

Civilité : Cette information nous permet de nous adresser à vous conformément à vos souhaits, par exemple lors de l’envoi de l’e-mail.

Siège social : Cette information nous permet de mieux vous identifier si votre entreprise possède plusieurs sièges sociaux.

Numéro de téléphone : Cette information nous permet de vous informer rapidement en cas d’urgence, par exemple.

Case à cocher « supérieur hiérarchique » : Nous savons ainsi que vous êtes l’interlocuteur privilégié pour toutes les questions relatives à la visite et, le cas échéant, que vous accompagnez un groupe de visiteurs dont tous les membres ne sont pas enregistrés individuellement.

Ces données ne seront utilisées à aucune autre fin que celles indiquées ci-dessus.

La base juridique est la suivante

Civilité :  Article°6, paragraphe°1, point°f) du RGPD. L’intérêt légitime réside ici dans le fait de pouvoir nous adresser à vous conformément à votre souhait pour l’e-mail d’inscription. L’intérêt digne de protection de la personne concernée n’est pas compromis, car révéler ces informations est entièrement volontaire.

Siège social : Article°6, paragraphe°1, point°f) du RGPD. L’intérêt légitime réside ici dans le fait de pouvoir vous identifier si votre entreprise possède plusieurs sièges sociaux.

Numéro de téléphone : Article°6, paragraphe°1, point°d) du RGPD.

Case à cocher « supérieur hiérarchique » : Article°6, paragraphe°1, point°f) du RGPD. L’intérêt légitime réside ici dans le fait de savoir que vous venez avec un groupe de visiteurs et que vous transmeterez les consignes de sécurité aux autres membres du groupe.

Suppression des données :

Les données sont supprimées après 1 an. Si vous nous rendez visite plusieurs fois pendant cette période, le délai pour la suppression des données eest calculé à compter de votre dernière visite. 

Transfert des données :

Les données peuvent être transmises à des sous-traitants avec lesquels nous avons conclu un contrat de sous-traitance conformément à l’article 28 du RGPD.

En outre, les données peuvent être transmises aux services de secours, par exemple aux pompiers, en cas d’urgence.

Les données ne sont transmises aux autorités judiciaires (par exemple à la police) que si cela est légalement justifié.

Confirmation de la prise de connaissance des consignes de sécurité et des informations relatives à la protection des données.

Avant votre visite, nous vous enverrons par e-mail nos consignes de sécurité et la présente politique de confidentialité. Il vous sera demandé de confirmer que vous avez pris connaissance des consignes de sécurité et des informations relatives à la protection des données.

Vos droits :

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès conformément à l’article 15 du RGPD, droit de rectification conformément à l’article 16 du RGPD, droit à l’effacement conformément à l’article 17 du RGPD, droit à la limitation du traitement conformément à l’article 18 du RGPD, droit d’opposition conformément à l’article 21 du RGPD, droit à la portabilité des données conformément à l’article 20 du RGPD, droit au retrait du consentement et droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données www.ldi.nrw.de.

En cas de violation d’obligations contractuelles non essentielles, l’utilisateur, ses représentants légaux et ses auxiliaires d’exécution ne sont responsables qu’en cas de faute intentionnelle et de négligence grave.

En cas de dommages causés par négligence, l’utilisateur, ses représentants légaux et ses auxiliaires d’exécution ne sont responsables qu’en cas de violation d’une obligation dont l’exécution est essentielle à la bonne exécution du contrat et sur le respect de laquelle les visiteurs/collaborateurs d’entreprises tierces s’appuient régulièrement et peuvent s’appuyer (obligation contractuelle essentielle / obligation cardinale), le montant étant toutefois limité au dommage prévisible et typique du contrat au moment de la conclusion du contrat.

Sont expressément exclus des exclusions et limitations de responsabilité ci-dessus les atteintes à la vie, à l’intégrité physique et à la santé fondées sur une violation intentionnelle (article 276 III du CC) ou par négligence (article 276 II du CC) des obligations de l’utilisateur ou une violation intentionnelle ou par négligence des obligations d’un représentant légal ou d’un auxiliaire d’exécution (article 278 du CC) de l’utilisateur, ainsi que pour d’autres dommages fondés sur une violation par négligence grave d’une obligation de l’utilisateur ou une violation intentionnelle ou par négligence grave d’une obligation par un représentant légal ou un auxiliaire d’exécution de l’utilisateur au sens de l’article 309, n° 7 a) et b), du CC. En outre, les exclusions de responsabilité ci-dessus ne s’appliquent pas en cas de violation d’une obligation dont l’exécution est essentielle à la bonne exécution du contrat et sur laquelle le vendeur s’appuie et peut s’appuyer régulièrement (obligation contractuelle essentielle / obligation cardinale) ; à cet égard, seule la limitation de responsabilité dans le paragraphe ci-dessus est applicable.